Il GDPR si applica a qualsiasi sito che tratti dati di residenti dell'UE, indipendentemente dal paese in cui è ospitata l'azienda. Le sanzioni possono arrivare a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato mondiale annuo, a seconda di quale importo sia più alto. Otto anni dopo la sua entrata in vigore, la maggior parte dei siti e-commerce che verifico presenta ancora almeno tre o quattro non conformità significative. Ecco la checklist concreta, punto per punto, per essere in regola senza dover diventare avvocati.
1. Il banner dei cookie
È il punto più visibile e quello più spesso implementato male. La regola è semplice: rifiutare i cookie non essenziali deve essere facile quanto accettarli, sulla stessa schermata e con un solo clic. Nessuna casella deve essere pre-selezionata per i cookie non essenziali. Deve esserci una distinzione chiara tra i cookie strettamente necessari al funzionamento del sito (che non richiedono consenso) e i cookie di misurazione dell'audience, marketing o social (che lo richiedono). Il consenso deve essere memorizzato con una marca temporale precisa e una prova tecnica (identificativo di sessione, versione del testo mostrato), per poter essere esibito in caso di controllo.
2. Note legali e informativa sulla privacy
Due documenti distinti, spesso confusi erroneamente. Le note legali identificano l'azienda (ragione sociale, partita IVA, indirizzo, provider di hosting). L'informativa sulla privacy deve precisare l'identità del titolare del trattamento, le finalità esatte di ogni trattamento dei dati, il periodo di conservazione per ogni categoria di dati, i destinatari (inclusi i responsabili del trattamento terzi), e il dettaglio dei diritti degli utenti: accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, opposizione e limitazione del trattamento, con le modalità concrete per esercitarli.
3. Moduli di raccolta dati
Ogni modulo (contatto, iscrizione, recensioni) deve prevedere una casella chiara e non pre-selezionata per qualsiasi consenso facoltativo, con una menzione esplicita e comprensibile dell'uso reale che verrà fatto dei dati. Raccogliete solo i dati strettamente necessari alla finalità dichiarata: è il principio di minimizzazione, spesso ignorato per eccesso di prudenza commerciale ("non si sa mai, potrebbe servire").
4. Newsletter ed email marketing
Il double opt-in è obbligatorio nella pratica: dopo l'iscrizione deve essere inviata un'email di conferma, con un link di validazione esplicito. Ogni email successiva deve includere un link di disiscrizione chiaro, funzionante con un solo clic, senza richiedere l'accesso a un account. Il tempo di elaborazione di una disiscrizione non deve superare qualche giorno lavorativo.
5. Responsabili del trattamento e strumenti di terze parti
Stilate un elenco esaustivo di tutti gli strumenti di terze parti che trattano dati personali per vostro conto: soluzione di analytics, CRM, fornitore di pagamenti, hosting, soluzione di email marketing, chatbot, modulo recensioni. Per ciascuno deve essere firmato un accordo sul trattamento dei dati (DPA), che precisi le garanzie di sicurezza e il luogo in cui i dati vengono trattati (particolarmente importante se il fornitore è fuori dall'UE).
6. Sicurezza tecnica
L'HTTPS è obbligatorio su tutto il sito, senza eccezioni. Le password memorizzate devono essere cifrate con un algoritmo robusto (bcrypt come minimo, mai solo MD5 o SHA1). In caso di incidente di sicurezza che coinvolga dati personali, la notifica all'autorità di controllo è obbligatoria entro 72 ore, e la notifica agli interessati è richiesta se il rischio per i loro diritti e libertà è elevato.
7. Registro delle attività di trattamento
Ogni azienda, comprese le microimprese e i liberi professionisti, deve tenere un registro delle attività di trattamento che elenchi ogni tipo di dato raccolto, la sua finalità, il periodo di conservazione e le misure di sicurezza associate. Questo documento, spesso dimenticato dalle piccole strutture, è il primo elemento richiesto in caso di controllo da parte dell'autorità.
Conseguenze concrete di una non conformità
Oltre al rischio finanziario diretto, una diffida da parte dell'autorità di controllo viene resa pubblica e danneggia la reputazione dell'azienda. Nei dossier che seguo, una messa in conformità completa richiede generalmente tra 2 e 4 settimane di lavoro, distribuite tra l'audit iniziale, l'aggiornamento dei documenti legali, la riconfigurazione del banner dei cookie e la messa in sicurezza tecnica del sito.
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